LA ORGANIZACIÒN FORMAL E INFORMAL

 

 

LA ORGANIZACIÒN FORMAL

 

Representa un intento deliberado de establecer patrones de relación entre sus integrantes a quienes se responsabiliza por alcanzar los objetivos y cumplir los fines de manera efectiva.

 

Conceptos Básicos

 

- Fin o Propósito:

Es la razón de ser por la cual existe una empresa.

 

- Objetivos:

Son los blancos hacia los cuales direccionar la acción de la organización y que deben alcanzarse para cumplir con su finalidad.

 

- Funciones:

Las funciones representan la agregación o un conjunto de actividades homogéneas y coordinadas.

 

- Actividades:

Las actividades determinadas para el cumplimiento de las funciones, representan la agregación o un conjunto de tareas homogéneas.

 

De acuerdo con su naturaleza:

* Fundamentales: Constituyen la esencia del proceso administrativo (por ejemplo: planificar, organizar, controlar).

* Específicas: Varían de acuerdo al fin o propósito de la organización (por ejemplo: producción, comercialización, finanzas).

 

De acuerdo con su objeto:

* Sustantivas: Las funciones básicas de la organización, vinculadas directamente con su razón de ser (por ejemplo, producción y comercialización).

* De apoyo: Las que apoyan el cumplimiento de las funciones sustantivas. Pueden ser de asesoría (O y M), o de servicio (Mantenimiento).

 

De acuerdo con el nivel de los órganos que las ejecutan:

* Primarias: Cuando los responsables de su cumplimiento son órganos primarios o de primera línea.

* Secundarias: las que surgen por desagregación de las funciones de los órganos primarios.

 

- Tareas:

Las actividades se cumplen a través de la ejecución de tareas, que representan la desagregación mínima de la organización estructural. El agrupamiento de tareas similares junto con las aptitudes que debe poseer quien las realiza y las responsabilidades que asume cuando le son asignadas, constituyen los cargos.

La personificación de los cargos determinan los puestos de trabajo.

 

- Sistemas - Procedimientos:

Son una sucesión cronológica de pasos u operaciones, secuencialmente vinculadas, y su método de ejecución. La relación e interdependencia entre tareas y procedimientos representan el acto de integración real entre la organización estructural y la organización operativa.

 

- Operaciones:

Son los pasos o acciones, físicas o mentales, necesarios

 

 

LA ORGANIZACIÒN INFORMAL

La organización informal comprende el conjunto de relaciones que de forma espontánea se entrelazan entre los miembros de la empresa. Se suele decir que la organización informal «salta las barreras jerárquicas», si bien es cierto que normalmente las relaciones informales surgen con más frecuencia entre los trabajadores del mismo nivel jerárquico o entre niveles poco diferenciados, siendo mucho más escasas entre obreros y directivos.

Fig. 1.13. Organización informal.

A través de ella, los empleados de una empresa intentan dar respuesta a aquellas necesidades que la organización formal no puede cubrir. Los seres humanos necesitamos el trabajo para vivir. Pero en él no sólo es importante lo específicamente profesional; también son esenciales las relaciones personales y el compartir la vida que surge entre compañeros.

Este tipo de necesidades son cubiertas por la organización informal, que está estrechamente relacionada con la existencia de grupos que aparecen de forma espontánea. Entre los miembros de estos grupos surge una interacción psicológica que determina las relaciones entre ellos.

En el cuadro adjunto se pueden apreciar las diferencias más significativas de cada tipo de organización.


 

 

Principales características de la organización informal:

• en constante evolución
• base
• dinámico y flexible
• excelente en la motivación
• requiere contar con experiencia para ser visto
• trata a las personas como individuos
• planos y el líquido
• cohesionado por la confianza y la reciprocidad
• difícil de definir
• esencial para las situaciones que cambian rápidamente o no se entienden todavía completamente

Principales características de la organización formal:

• duradera, a menos que deliberadamente se altere
• de arriba hacia abajo
• estática
• excelente en la alineación
• equipara la "persona" con "papel"
• jerárquica
• unidos por reglas codificadas y el orden
• fácil de entender y explicar
• fundamental para hacer frente a situaciones que son conocidas y coherentes

Históricamente, algunos han considerado la organización informal como el subproducto de la organización formal. Sin embargo , el enfoque contemporáneo que se sugiere ya en 1925 por Mary Parker Follett el pionero de los centros comunitarios y autor de obras influyentes en la filosofía de gestión, es la integración de la organización informal y la organización formal, reconociendo las fortalezas y limitaciones de cada una. En otras palabras, la integración de la organización informal con la organización formal sustituye a la competencia por la coherencia .

En un nivel social, la importancia de la relación entre las estructuras formales e informales se puede ver en la relación entre la sociedad civil y la autoridad estatal. El poder de la integración de la organización formal y la organización informal también se puede ver en muchas empresas de éxito.

Funciones de las organizaciones informales

Keith Davis sugiere que los grupos informales sirven por lo menos para cuatro funciones principales dentro de la estructura organizativa formal.

1. Se perpetúan los valores culturales y sociales del grupo. Algunos valores son por lo general ya en común entre los miembros del grupo informal. El día a día la interacción refuerza estos valores que perpetúan un estilo de vida y preservan la unidad del grupo y la integridad. Por ejemplo, una clase de gestión de la universidad de 50 estudiantes puede contener varios grupos informales, que constituyen la organización informal dentro de la estructura formal de la clase. Estos grupos pueden desarrollarse a partir de las relaciones de fraternidad o hermandad, residencia dormitorio, equipos de trabajo del proyecto, o disposición de los asientos. Los códigos de vestimenta, peinados, y la participación de los partidos políticos se refuerzan entre los miembros del grupo.
2. Ellos proporcionan la condición social y la satisfacción que no se puede obtener de la organización formal. En una organización grande, un trabajador puede sentirse como un número anónimo en lugar de un individuo único. Los miembros de los grupos informales, sin embargo, entre bromas y quejas, comer juntos, juegan y trabajan juntos, y son amigos, lo que contribuye a la autoestima personal, la satisfacción y un sentimiento de valía.
3. Ellos promueven la comunicación entre los miembros. El grupo informal desarrolla un canal de comunicación o sistema para mantener informados a sus miembros acerca de las acciones de gestión y como les van a afectar.
4. Proporcionan un control social por la influencia y la regulación del comportamiento dentro y fuera del grupo. El control interno convence a los miembros del grupo para adaptarse a su estilo de vida. Por ejemplo, si un estudiante comienza a usar chaqueta y corbata en clase, los miembros del grupo informal pueden convencerle de que la ropa del estudiante no es aceptable y por lo tanto volver a sandalias, jeans y camisetas. El control externo está dirigido a grupos tales como la gestión, el liderazgo del sindicato, y otros grupos informales.

 

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